Прошнуровано и скреплено печатью

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью образец word, excel Бесплатная юридическая консультация: При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий.

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью образец word, excel


Бесплатная юридическая консультация:

При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы.

Оглавление:

Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.

Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек. Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.

доматут.рф — сайт для профессиональных строителей и тех кто строит своими руками. Статьи про порядок оформления, состав и ведение исполнительной документации в строительстве. Примеры правильного заполнения журналов работ и актов. Статьи про проектирование и технологию производства строительно-монтажных работ. Калькуляторы расчета количества материалов и другая полезная информация для профессиональных строителей и тех кто строит своими руками.

Источник: http://xn--80ahyhwag.xn--p1ai/article/proshito_i_pronumerovano.php


Бесплатная юридическая консультация:

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса. Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

  1. Правильная прошивка документов;
  2. Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
  3. Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
  4. Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Как правильно прошнуровать и скрепить печатью документы?

Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным. В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

После этого, на каждый из листов документа наносится порядковый номер.


Бесплатная юридическая консультация:

В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в зависимости от вида документа и диаметра отверстий.

Оформление многолистового документа

Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 насм. Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

После высыхания клея на наклейке проставляется штамп, на котором указывается количество прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в прошитом документе («Прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листа(ов).»), он заверяется печатью и подписью руководителя организации заявителя или уполномоченным им лица с указанием должности, ФИО и даты подписания.

Подпись должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Внешний вид и содержание штампа устанавливается в зависимости от типа организации, производящей документ. Например, прошивка, оформляемая государственным учреждением, допускает нанесение гербовых печатей. Для бумаг индивидуальных предпринимателей и организаций с ограниченной ответственностью, также предъявляются определенные требования, регламентируемые законодательством РФ.


Бесплатная юридическая консультация:

Применение многолистовых документов

Многолистовые отчеты, в частности, используются для предоставления в налоговые органы. В данном случае, документ скрепляется печатью руководителя организации, в том случае, если он является обладателем штемпельного знака. Для ИП наличие такового не является обязательным требованием. В случае отсутствия штампа, используется личная подпись предпринимателя.

После прохождения процедур налоговой проверки, многолистовой документ удостоверяется гербовой печатью представителей налоговой службы.

Вы можете заказать изготовление автоматического штампа «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью», пройдя по ссылке:

Прошнуровано и пронумеровано образец 2018

Прошнуровано и пронумеровано образец 2018 года для устава и других бухгалтерских ведомостей и регистров – скачать в Ворде doc и распечатать. Далее лента нарезается, наклеивается на клеящий карандаш или канцелярский клей (со специальной ниткой, предохраняющей от вырывания листов), опечатывается, и книга или устав считается опечатанным и законно оформленным.

Чтобы из ведомостей или уставов не вырывали лишние листы, не вносили в них изменения, государство придумало очень тупую в 21 веке защиту – прошнуровывать и пронумеровывать документы посредством дырокола, шила и веревки. На веревку потом наклеивается квадратик бумаги с подписями и печатью, и считается, что журнал надежно защищен от правки или удаления листов.


Бесплатная юридическая консультация:

На деле, конечно, никто не мешает наклеить более свежую наклейку, либо просто приклеить бумажку на невысыхающий клей. Либо – на глянцевую поверхность, с которой ее можно с легкостью оторвать.

На современном уровне такие документы должны бы сохраняться только в электронной форме, с невозможностью изменения где-то на государственных серверах. Но поскольку в России до сих пор очень любят бумажные регистры, никуда от этого не денешься. И от этого, порой, приходится питьКапотен и нервничать.

Такую наклейку можно распечатать как на обычном принтере, так и на принтере этикеток или, к примеру, на самоклеющемся листе. При большом количестве ведомостей необходимости высокой степени защиты востребован именно последний вариант.

Чтобы избежать правок целесообразно перед распечаткой прописать количество листов (в цифровом и прописном виде). Тогда уже сделать исправления ручкой будет нереально. Для полноты защиты стоит использовать суперклей – его без повреждений оторвать не получится никак.

Прошнуровано и пронумеровано образец 2018 – актуальная версия на текущий год, кстати, размеры самого квадратика нигде не регламентируются, можно сделать хоть весь лист. Но согласно бухгалтерской этике принято использовать прямоугольники 6х4 см.


Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://novosti-online.info/4154-proshnurovano-i-pronumerovano-obrazec-2018.html

Прошнуровано и скреплено печатью

Офисным работникам по долгу службы часто приходится сталкиваться с исполнительной документацией и оформлять её по соответствующим требованиям: делать нумерацию на листах, прошивку общего и специального журналов, прочие подобные документы. Помимо того, что у каждой компании свои внутренние правила, также существуют общепринятые стандарты и законные требования. Как всё упомнить? Это невозможно!

Сегодня мы поговорим о форме и правилах оформления Прошито, пронумеровано и скреплено печатью, скачать Word образец которой Вы сможете по ссылке в конце статьи. Скачайте и сохраните себе образец данной мини-таблицы, а ещё лучше сразу напечатайте и нарежьте прямоугольников на будущее — пригодятся!

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью — требования

Главные требования Прошито, пронумеровано и скреплено печатью:

  1. Перед прошивкой документов проверьте, чтобы все листы были пронумерованы по правилам делопроизводства, а именно в правом нижнем углу.
  2. Когда перейдёте непосредственно к прошивке учтите, что нитку нужно постараться затянуть так, чтобы она не мешала в дальнейшем журналу свободно открываться.
  3. Завязали? Отлично, теперь делаете следующий шаг – на узел нитки приклеиваете бумагу с пометкой «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью».
  4. Прошивка необходима для того, чтобы среди купы бумаг важные документы не потерялись и предотвратить подмену.

Если у Вас есть вопросы, для более наглядного примера посмотрите видео.


Бесплатная юридическая консультация:

Алгоритм последовательности прошивки:

  • документы складываются строго по дате и исключительно правильной стороной;
  • все посторонние предметы удаляются с документов, чтобы не мешать прошивке;
  • быть внимательными и постараться ровно сложить документы (лучше всего складывать небольшими объёмами);
  • сделать дыроколом дырки не более 1,5 см от края в количестве 5 штук.

Где применяются прошитые документы

В основном руководители организаций требуют от своих сотрудников прошивать и нумеровать отчёты, которые предназначены для налоговой инспекции. В этом случае готовые документы заверяются личной подписью с печатью генерального директора – это главное требование налоговых органов.

Подпись руководителя должна отчётливо просматриваться, этот же факт касается и печати. Подпись с печатью свидетельствуют о неприкосновенности важных документов. После тщательной проверки налоговым инспектором предоставленные документы заверяются гербовой печатью налоговой. Если Вам по душе Ваша работа, Прошито, пронумеровано и скреплено печатью скачать Word образец можно по ссылке, находящейся в самом низу статьи. Внимательно изучите всё вышеизложенное, только после этого приступайте нумеровать и прошивать финансовые документы Вашей организации. Желаем успехов в трудовых буднях и карьерного роста!

Источник: http://fin-journal.ru/proshito-pronumerovano-i-skrepleno-pechatyu-skachat-word-obrazets/

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

Статьи по теме

Часто бумаги, которые нужно сдать в архив или в налоговую инспекцию, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. В статье рассказывается, как правильно прошить документы и дается образец заверительной наклейки «Прошито и пронумеровано».

Бесплатная юридическая консультация:

Из статьи вы узнаете:

Единой стандартной инструкции по сшиванию деловых бумаг законодательством не предусмотрено. Однако есть методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года и ГОСТ 51141, который регламентирует правила архивного хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Обложка

Для каждой папки, в которую вы будете подшивать документы, подберите картонную обложку. Обложки бывают трех видов:

  1. Стандартные. Размер — 22,9х32,4 см. В папках с такими обложками хранятся листы стандартного размера А4.
  2. Нестандартные. Размер и пропорции нестандартных обложек зависят от формата подшиваемых деловых бумаг.
  3. Обложки для длительного хранения бумаг. Главная особенность таких обложек — материал, из которого они сделаны. Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет. Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

На обложке напишите следующие сведения:

  • Наименование компании.
  • Название структурного подразделения. Например, «Финансовый отдел».
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома (если томов несколько).
  • Количество листов дела.
  • Дата формирования дела.

Как правильно оформить обложку дела, рассказывается в статье «Оформление обложки дела: важна каждая деталь».

Опись

К каждому делу прикладывается опись. В нее включите следующие сведения:


Бесплатная юридическая консультация:

  • Заголовок дела.
  • Дату составления подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотацию. Это краткое описание документов дела и причина, по которой оно передано на хранение.

На заметку! Листы описи не включается в нумерацию.

Существует три варианта хранения описи в деле:

  • подшить в общую папку;
  • приклеить к обратной стороне обложки дела;
  • хранить отдельно.

Рекомендуем подшить опись к основному делу: так она лучше сохранится.

Как правильно оформить опись дел, рассказывается в статье «Опись дел».

Нумерация листов

Листы дела нумеруйте арабским цифрами. Как правило, нумерация не вызывает затруднений, но учитывайте ряд нюансов:


Бесплатная юридическая консультация:

  • Нумеруйте листы, а не страницы. На страницах оставляйте ту нумерацию, которая была. Она может отличаться от создаваемой вами.
  • Номера листов ставьте в правом верхнем углу. Следите, чтобы номер не касался основного текста.
  • Приложения к документам нумеруйте в общем порядке, то есть сразу после документа, к которому они прилагаются.
  • Если в состав дела входят письма, то сначала пронумеруйте конверт, а потом — все листы, входящие в него.
  • Каждый том нумеруйте отдельно, если в деле несколько томов.
  • Лист большого формата нумеруйте в правом верхнем углу, потом согните и подшейте под один край.
  • Составьте опись содержимого, если к листу приклеены другие документы (чеки, квитанции, билеты и др.), а лист нумеруйте в общем порядке, то есть как один лист.
  • Нумеруйте склейку как один лист, если в деле есть склейки нескольких листов, а в описи укажите, сколько листов содержит склейка.

Способы прошивки документов

Компоненты дела сшивают несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел небольшого объема. Прошивайте в два прокола, а на обороте концы нитки свяжите друг с другом. К узлу приклейте наклейку с заверительной надписью и печатью. О том, как составить заверительную надпись «Прошито и пронумеровано», будет рассказано далее.
  • С помощью дырокола и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел большого объема. По технологии он аналогичен первому способу, только вместо иглы используют дырокол. Обложку дела при этом не подшивают.
  • С помощью дрели (шуруповерта) и шнура. Это способ применяйте для формирования дел очень большого объема. Вместо нити используйте веревку или шнур. При таком способе сшивания обложка подшивается к делу.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ используют в типографиях.

На заметку! Журнал учета трудовых книжек перед прошивкой опечатайте с помощью пломбы.

Общая схема прошивки документов представлена на рисунке ниже:

Рис. 1. Общая схема прошивки документов

Читайте также:


Бесплатная юридическая консультация:

Как прошить документы для архива

Через год после завершения дела его следует сдать в архив организации. В течение определенного срока дело хранится в архиве компании, а потом передается в муниципальный, региональный или государственный архив.

Сроки хранения дел в архиве компании:

  • 75 лет хранятся кадровые документы, похозяйственные книги (это книги, в которых ведется учет личного подсобного хозяйства), записи действий нотариального характера;
  • 20 лет хранятся проекты капитального строительства, патенты, технологическая и конструкторская документация;
  • 15 лет хранится научная документация;
  • 5 лет хранятся кинодокументы;
  • 3 года — видео- и фотодокументы.

Подробнее о том, как определить сроки хранения архивных документов, читайте в статье «Сроки хранения документов в организации».

Оформлением дел для передачи в архив компании занимаются сотрудники отдела ДОУ. Если такого отдела в организации нет, то это делает секретарь.

При подготовке документов для передачи в архив не забудьте внести в опись дела дополнительную информацию:


Бесплатная юридическая консультация:

  • дату составления описи;
  • номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
  • должность, фамилию и инициалы лица, составившего опись.

Оформление дела для архива включает в себя несколько последовательных шагов:

  1. Определение состава документов в папке.
  2. Прошивка.
  3. Нумерация листов.
  4. Составление заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» и закрепление ее печатью.
  5. Подготовка итоговой описи дела.

Подробнее о том, как правильно формировать дела, читайте в статье «Оформление дел».

Как прошить документы для налоговой инспекции

Подготовка и прошивка документации для налоговой инспекции отличается от прошивки документации для сдачи на хранение в архив.

Особенности подготовки документации для налоговой инспекции:

  • Документы скрепляйте в не в два, а в три прокола. Расстояние между отверстиями делайте не менее трех сантиметров.
  • Дело прошивайте с помощью прошивочной иглы. Используйте нитки, банковский шпагат или капроновую нить.
  • Документы в папке опечатайте. Для это сделайте наклейку на узел размером 3х5 см. Следите, чтобы концы нитей остались свободными.
  • На наклейке сделайте заверительную надпись «Прошито и пронумеровано» (образец ниже).
  • Отчеты о бухгалтерской деятельности прошейте в пять отверстий, а узел нити обклейте папиросной бумагой.

Заявления и учредительные документы можно сдавать непрошитыми.


Бесплатная юридическая консультация:

Заверительная надпись

После того, как все компоненты дела прошиты и пронумерованы, сделайте заверительную наклейку. Образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» показан ниже:

Рис. 2. Образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью»

Наклейка представляет собой фрагмент бумаги размером 5х6 см (для налоговой — 3х5 см).

Она приклеивается на обороте последнего листа таким образом, чтобы зафиксировать узел, которым связаны нити, скрепляющие дело.

В заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» укажите:


Бесплатная юридическая консультация:

  • общее количество листов в папке (цифрами и прописью);
  • физические особенности дефектных листов (например, если некоторые из них порваны);
  • должность, фамилия, инициалы и подпись сотрудника, составившего подшивку.

На заверительную надпись «Прошито и пронумеровано» поставьте печать организации. Оттиск печати должен находится и на самой наклейке, и на листе, к которому она приклеена

Образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив приведен в статье.

Оформление дела для передачи в архив или налоговую инспекцию включает в себя определение состава документов в папке, их прошивку, нумерацию, составление описи и подготовку заверительной надписи «Прошито и пронумеровано». Надпись располагается на оборотной стороне последнего листа в папке и содержит информацию о количестве листов в деле и о сотруднике, который формировал и прошивал дело.

Источник: http://www.sekretariat.ru/article/proshito-i-pronumerovano-tehnologiya-18-m4

Прошито и пронумеровано и скреплено печатью — образец в Word

Прошивка документов — несложный процесс, не требующий от исполнителя особых навыков: всё, что нужно иметь под рукой, — нитка (шнур, шпагат), иголка и дырокол, а при наличии современного оборудования все эти предметы могут быть заменены специальным станком. Прошнуровать и проклеить документ — такая же неотъемлемая обязанность специалиста отдела кадров, как и ведение журнала учёта трудовых книжек или личных дел сотрудников: без этой процедуры хранение большого объёма документов было бы чрезмерно затруднено.

За указанными операциями следует ещё одна — оформление, заверение подписью и прикрепление наклейки. Как правильно прошить и проклеить документ, а также где скачать электронный бланк и образец наклейки в формате Word — смотрите далее.


Бесплатная юридическая консультация:

Когда требуется прошивать документы?

Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.

Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным. Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами. Если же это неотъемлемая часть массива (например, опись документов в личном деле работника), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости — и дополнительно проклеить вместе с остальными.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть сделана самостоятельно

Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться. На законодательном уровне эта обязанность, разумеется, не закреплена, однако отходить от принятых норм не рекомендуется: ближайшая проверка выявит все огрехи специалиста, и ему в лучшем случае будет грозить дисциплинарное взыскание.

Кроме того, следуя единому заведённому порядку, работник сэкономит немало времени, которое можно использовать для более значимых с рациональной точки зрения занятий — например, для оформления служебных характеристик на сотрудников или внесения информации в электронные базы данных.


Бесплатная юридическая консультация:

Совет: перед сдачей документов в отдел Федеральной налоговой службы есть смысл поинтересоваться у представителя инспекции, нужно ли сшивать листы. Сотрудникам ФНС приходится часто и неоднократно сканировать присылаемые им бумаги, поэтому для них (и для отправляющей стороны) может оказаться более удобным использование канцелярского скоросшивателя.

Как выполняется прошивка документов? (+ видео)

Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.

К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:

  1. Инструменты для прокалывания бумаги:
    1. шило;
    2. толстая иголка;
    3. дырокол;
    4. дрель.
  2. Расходные материалы:
    • нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
    • шпагат;
    • шнуры (не особо толстые);
    • клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
  3. Ножницы.
  4. Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.

Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.

Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:


Бесплатная юридическая консультация:

  1. Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
  2. В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
  3. Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
  4. Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.

Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:

  • сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
  • первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
  • если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
  • если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
  1. Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
  2. Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
  3. Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.

  1. Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
    • расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
    • нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
    • номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
    • для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
    • номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
    • ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
    • на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
  2. При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.

Важно: максимальное число листов в одном томе — 250. Это значение может быть немного изменено в большую сторону, однако не стоит увлекаться: при толщине корешка, превышающей четыре сантиметра, становится весьма затруднительно работать с делом.

Как правильно оформить и прикрепить наклейку?

Заверяющая наклейка — непременный атрибут полностью оформленного дела; она так же важна для сотрудника отдела кадров, как должным образом заверенная доверенность на представление интересов в налоговой для посредника.

Требования к оформлению наклейки:


Бесплатная юридическая консультация:

  1. Размеры заготовки — около 40×60 мм.
  2. Она должна полностью закрывать узел, оставляя свободными концы нитей.
  3. Ещё до наклеивания или после просыхания в соответствующих полях заверителя необходимо проставить общее количество листов, подпись и расшифровку подписи (фамилию с инициалами) ответственного сотрудника и печать организации.
  4. По окончании процедуры оформленный заверитель следует залить клеем вместе с выступающими нитями.

Совет: последний пункт не является обязательным, и по приведённым выше соображениям его лучше пропустить, проклеив лишь узел и нити.

Прошито и пронумеровано — образец Word

Скачать образец наклейки с текстом «Прошито и пронумеровано» можно по ссылке выше. Электронный документ в формате DOC открывается в любом текстовом редакторе, включая «родной» Microsoft Word, и легко может быть отредактирован и дополнен в соответствии с требованиями конкретной организации.

Подводим итоги

Чтобы прошить или прошнуровать документ, нужно иметь под рукой иглу, нить или шпагат, дырокол и ножницы; чтобы завершить формирование тома — клей, наклейку с указанием количества листов и подписью ответственного лица и печать. Заверитель клеится прямо на затянутый после скрепления листов узел — так, чтобы концы нити, шнура или шпагата оставались свободными.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть самостоятельно свёрстана ответственным работником, но значительно легче использовать готовый образец, приведённый по ссылке выше. Главное — перед тем, как залить наклейку, не забыть внести в её поля необходимые сведения и проставить оттиск печати или штампа организации.

Источник: http://uvolsya.ru/raznoe/vsego-proshito-pronumerovano-i-skrepleno-pechatyu/


Бесплатная юридическая консультация:

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

Статьи по теме

Часто бумаги, которые нужно сдать в архив или в налоговую инспекцию, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. В статье рассказывается, как правильно прошить документы и дается образец заверительной наклейки «Прошито и пронумеровано».

Из статьи вы узнаете:

Единой стандартной инструкции по сшиванию деловых бумаг законодательством не предусмотрено. Однако есть методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года и ГОСТ 51141, который регламентирует правила архивного хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Обложка

Для каждой папки, в которую вы будете подшивать документы, подберите картонную обложку. Обложки бывают трех видов:

  1. Стандартные. Размер — 22,9х32,4 см. В папках с такими обложками хранятся листы стандартного размера А4.
  2. Нестандартные. Размер и пропорции нестандартных обложек зависят от формата подшиваемых деловых бумаг.
  3. Обложки для длительного хранения бумаг. Главная особенность таких обложек — материал, из которого они сделаны. Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет. Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

На обложке напишите следующие сведения:

  • Наименование компании.
  • Название структурного подразделения. Например, «Финансовый отдел».
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома (если томов несколько).
  • Количество листов дела.
  • Дата формирования дела.

Как правильно оформить обложку дела, рассказывается в статье «Оформление обложки дела: важна каждая деталь».


Бесплатная юридическая консультация:

Опись

К каждому делу прикладывается опись. В нее включите следующие сведения:

  • Заголовок дела.
  • Дату составления подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотацию. Это краткое описание документов дела и причина, по которой оно передано на хранение.

На заметку! Листы описи не включается в нумерацию.

Существует три варианта хранения описи в деле:

  • подшить в общую папку;
  • приклеить к обратной стороне обложки дела;
  • хранить отдельно.

Рекомендуем подшить опись к основному делу: так она лучше сохранится.

Как правильно оформить опись дел, рассказывается в статье «Опись дел».

Нумерация листов

Листы дела нумеруйте арабским цифрами. Как правило, нумерация не вызывает затруднений, но учитывайте ряд нюансов:

  • Нумеруйте листы, а не страницы. На страницах оставляйте ту нумерацию, которая была. Она может отличаться от создаваемой вами.
  • Номера листов ставьте в правом верхнем углу. Следите, чтобы номер не касался основного текста.
  • Приложения к документам нумеруйте в общем порядке, то есть сразу после документа, к которому они прилагаются.
  • Если в состав дела входят письма, то сначала пронумеруйте конверт, а потом — все листы, входящие в него.
  • Каждый том нумеруйте отдельно, если в деле несколько томов.
  • Лист большого формата нумеруйте в правом верхнем углу, потом согните и подшейте под один край.
  • Составьте опись содержимого, если к листу приклеены другие документы (чеки, квитанции, билеты и др.), а лист нумеруйте в общем порядке, то есть как один лист.
  • Нумеруйте склейку как один лист, если в деле есть склейки нескольких листов, а в описи укажите, сколько листов содержит склейка.

Способы прошивки документов

Компоненты дела сшивают несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел небольшого объема. Прошивайте в два прокола, а на обороте концы нитки свяжите друг с другом. К узлу приклейте наклейку с заверительной надписью и печатью. О том, как составить заверительную надпись «Прошито и пронумеровано», будет рассказано далее.
  • С помощью дырокола и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел большого объема. По технологии он аналогичен первому способу, только вместо иглы используют дырокол. Обложку дела при этом не подшивают.
  • С помощью дрели (шуруповерта) и шнура. Это способ применяйте для формирования дел очень большого объема. Вместо нити используйте веревку или шнур. При таком способе сшивания обложка подшивается к делу.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ используют в типографиях.

На заметку! Журнал учета трудовых книжек перед прошивкой опечатайте с помощью пломбы.

Общая схема прошивки документов представлена на рисунке ниже:

Рис. 1. Общая схема прошивки документов

Читайте также:

Как прошить документы для архива

Через год после завершения дела его следует сдать в архив организации. В течение определенного срока дело хранится в архиве компании, а потом передается в муниципальный, региональный или государственный архив.

Сроки хранения дел в архиве компании:

  • 75 лет хранятся кадровые документы, похозяйственные книги (это книги, в которых ведется учет личного подсобного хозяйства), записи действий нотариального характера;
  • 20 лет хранятся проекты капитального строительства, патенты, технологическая и конструкторская документация;
  • 15 лет хранится научная документация;
  • 5 лет хранятся кинодокументы;
  • 3 года — видео- и фотодокументы.

Подробнее о том, как определить сроки хранения архивных документов, читайте в статье «Сроки хранения документов в организации».

Оформлением дел для передачи в архив компании занимаются сотрудники отдела ДОУ. Если такого отдела в организации нет, то это делает секретарь.

При подготовке документов для передачи в архив не забудьте внести в опись дела дополнительную информацию:

  • дату составления описи;
  • номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
  • должность, фамилию и инициалы лица, составившего опись.

Оформление дела для архива включает в себя несколько последовательных шагов:

  1. Определение состава документов в папке.
  2. Прошивка.
  3. Нумерация листов.
  4. Составление заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» и закрепление ее печатью.
  5. Подготовка итоговой описи дела.

Подробнее о том, как правильно формировать дела, читайте в статье «Оформление дел».

Как прошить документы для налоговой инспекции

Подготовка и прошивка документации для налоговой инспекции отличается от прошивки документации для сдачи на хранение в архив.

Особенности подготовки документации для налоговой инспекции:

  • Документы скрепляйте в не в два, а в три прокола. Расстояние между отверстиями делайте не менее трех сантиметров.
  • Дело прошивайте с помощью прошивочной иглы. Используйте нитки, банковский шпагат или капроновую нить.
  • Документы в папке опечатайте. Для это сделайте наклейку на узел размером 3х5 см. Следите, чтобы концы нитей остались свободными.
  • На наклейке сделайте заверительную надпись «Прошито и пронумеровано» (образец ниже).
  • Отчеты о бухгалтерской деятельности прошейте в пять отверстий, а узел нити обклейте папиросной бумагой.

Заявления и учредительные документы можно сдавать непрошитыми.

Заверительная надпись

После того, как все компоненты дела прошиты и пронумерованы, сделайте заверительную наклейку. Образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» показан ниже:

Рис. 2. Образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью»

Наклейка представляет собой фрагмент бумаги размером 5х6 см (для налоговой — 3х5 см).

Она приклеивается на обороте последнего листа таким образом, чтобы зафиксировать узел, которым связаны нити, скрепляющие дело.

В заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» укажите:

  • общее количество листов в папке (цифрами и прописью);
  • физические особенности дефектных листов (например, если некоторые из них порваны);
  • должность, фамилия, инициалы и подпись сотрудника, составившего подшивку.

На заверительную надпись «Прошито и пронумеровано» поставьте печать организации. Оттиск печати должен находится и на самой наклейке, и на листе, к которому она приклеена

Образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив приведен в статье.

Оформление дела для передачи в архив или налоговую инспекцию включает в себя определение состава документов в папке, их прошивку, нумерацию, составление описи и подготовку заверительной надписи «Прошито и пронумеровано». Надпись располагается на оборотной стороне последнего листа в папке и содержит информацию о количестве листов в деле и о сотруднике, который формировал и прошивал дело.

Источник: http://www.sekretariat.ru/article/proshito-i-pronumerovano-tehnologiya-18-m4

Прошнуровано и скреплено печатью

Наклейки (самоклеящиеся) для опечатывания прошитых документов размер наклейки (70×37 мм.) «Прошито пронумеровано и скреплено печатью на _____ листах» 24 штуки на листе А4. Возможно изготовление наклеек по вашим размерам и макетам (в т.ч. с наименованием организации и подложкой). После того как наклейка приклеена на нее ставят оттиск печати и подпись таким образом, чтобы оттиск и печать стояли как на наклейке так и на листе бумаги после этого ее невозможно отклеить не повредив.

  • Белизна поверхности 98% ISO.
  • Плотность 70 г/м².
  • Термостойкий клей не теряет агдезивных свойств в диапазоне от -20 до 100°С.
  • Наклейку невозможно отклеить не повредив ее.

Цена 15 руб. (за один лист, 24 наклейки на листе)

ПРИ ЗАКАЗЕ ОТ 100 ЛИСТОВ БЕСПЛАТНАЯ ДОСТАВКА ПО МОСКВЕ И ДО ТЕРМИНАЛОВ ТК ДЕЛОВЫЕ ЛИНИИ В ГОРОДАХ ЦЕНТРАЛЬНОГО, СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО, ПОВОЛЖСКОГО, УРАЛЬСКОГО, ЮЖНОГО ОКРУГОВ

Источник: http://www.paperdrill.ru/product/material/prosito-pronumerovano

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
  2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина от 07.08.14 г. №РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе.

Но при соблюдении следующих условий:

  1. У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
  2. Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
  3. Прошивка должна быть прочной.
  4. Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
  5. Документы должны быть заверены подписью и печатью.

Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2014 г. №/1/54849 с другими разъяснениями: Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа.

То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.

То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:

  • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
  • п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
  • п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №от 7.12.1992г.;
  • п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
  • ГОСТ РДелопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

  • обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
  • прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
  • копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
  • прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
  • Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Нормативные требования

Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17). Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.

Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).

Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г. Согласно им, одним из основных видов физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе является переплет архивных документов (подпункт 2.11.9.1). Таким образом, Закон на стороне переплета. К сожалению, отличие прошивки от переплета выше так и не было разъяснено. В чем же оно, в самом деле?

Инструкция по подписанию и прошивке документов

Все подготовленные документы должны быть подписаны учредителями. Сведения о месте проставления подписи содержатся в каждом документе и выглядит это следующим образом:

» _______________________ Иванов И.И.»

Единственное место на документах, которое не содержит указание на то где нужно расписаться имеется на оборотной стороне последнего листа Устава. При его прошивке необходимо поставить подпись ЗАЯВИТЕЛЯ (того лица, которое идёт к нотариусу) в месте прошивки.

Все документы, составленные более чем на одном листе (как правило речь идёт об Уставе при регистрации ООО или регистрации ЗАО) должны быть прошиты. Если другие документы получаются у Вас на нескольких листах, то их так же необходимо прошить и расписаться уже всем лицам (учредителям) на прошивке на обратной стороне документа.

Заявление в налоговую обычно прошивает уже нотариус. Зачем это нужно — прошивка документов нужна для того, что бы не подписывать каждый лист документа в отдельности. То есть прошивка должна обеспечивать невозможность в этом документе «разобрать» листы (изъять, вставить, заменить) без нарушения целостности прошивки.

Прошить документ, означает, что необходимо либо просто прошить эти документы (иголкой с ниткой сложенной в несколько раз), либо пробить дыроколом дырочки и пропустив через них шнур (или те же нитки) завязать их на обратной стороне документа двойным узлом. После этого, необходимо приклеить сверху шнура листок бумаги, написать прошито, пронумеровано, указать количество листов и расписаться на месте прошивки.

Как сшивать документы правильно?

Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть с ниткам, иголкой нужно взять у и скрепить все документы.

А как правильно сшивать документы ? Ни один из органов, требующих этого, не дает инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило».

К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р«Делопроизводство и архивное дело».

А при регистрации ООО документы, регламентирующие на сегодняшний день прошивку документов, это «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3).

Ну и так далее, но большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет.

В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д.

В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без их сейчас никак. Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью.

И в таком случае дублирования на бумаге не требуется. Это касается счетов-фактур и многих других документов. В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью, то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России — «Контур Бухгалтерии» от всем бухгалтерам известной компании СКБ Контур.

Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! Это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами!

Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций.

Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:

  • несколько листов формата А4;
  • бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы.

Чтобы разобраться в том, как правильно сшивать документы, можно посмотреть фото по сшиванию документов на самом простом примере — для документа из нескольких листов формата А4:

Но если хочется посмотреть видеоинструкцию, то можно обратиться и к ней. Чтобы видео не дублировало фото, будет приведена другая ситуация, когда документы сшивать можно/нужно в верхнем левом углу.

Итак, что нужно приготовить перед тем, как сшивать документы:

  • документ (ы);
  • печать (если есть, она нужна не всегда, но лишней она вряд ли будет);
  • нитки (суровые);
  • иголку;
  • дырокол;
  • канцелярский клей;
  • бумагу для наклейки размером примерно 4*6 см.

Итак, разбёремся со всем по порядку.

Подготовка документов

Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать.

Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка.

Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например?

Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов : предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего

Сшивание

Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше). Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить.

Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)

Заверение сшитого документа

Сначала нужно подготовить бумагу-наклейку, сделать это можно, например, в ворде, создав таблицу и заполнив её. Затем распечатываем лист и вырезаем таблицу.

Образец:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.И. Иванов

Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны.

Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей (жидкое стекло). Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток. Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут.

Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать. Максимальная строгость при сшивании документов, как правило, уделяется самым важным бухгалтерским документам. Все-таки аудиторы, ревизоры — люди без жалости в глазах и без сердца. А так как правильно сшивать документы никто никого не учит, то при проверке могут запросто придраться.

Некоторые спорные ситуации

Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы, а нужно ли это делать вообще. Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий. И вариант с альтернативой — когда все документы подшиты, может не понравиться. Например, имел место такой случай.

Суд поддержал налоговую (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/). Даже несмотря на то, что все листы были прошиты и пронумерованы, судьи решили, что Налоговый кодекс требует заверять каждый документ по отдельности.

Так что перед тем, как шить, стоит точно узнать, что именно хотят получить контролирующие органы. Особенно в случае проверки (встречки и т.д.)

Прочие ситуации

Есть ещё одна ситуация, когда нужно сшивать документы — это предоставление в налоговую инспекцию бумажных копий бумажных документов. Этот вариант разбирается в письме Минфина от 29 октября 2015 г. № 3-02-РЗ/62336.

В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.

При этом «все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 – 60 мм на 40 — 50 мм).

Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 – 2,5 см. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.

Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Если заметили, то в письме появилось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине читают свои письма, и это хорошо!

Что полезно знать бухгалтеру

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи.

В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера.

И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации.

Правила для книги учета доходов и расходов

Приказ Минфина РФ от 30 декабря 2005 г. N 167н «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и Порядка ее заполнения».

Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа до начала ее ведения.

На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.

Подготовка документов к архивированию

В процессе своей работы сотрудники складывают документы по мере поступления путем пробивания обычным дыроколом в арочные папки. Сразу же им присваивается номер с-но номенклатуре и печатается наименование, вставляется в торец (затем он нам понадобится). По окончании месяца (!) составляется реестр документов (обычно из 1с-там это легко делается).

Прикладывается сверху. Можно сразу и пронумеровать (напр., сф входящие). Бывают, конечно, моменты, когда нет еще оригинала, но тогда я вкладываю факс, также пронумеровываю и приклеиваю стикер! Когда приходит оргинал, я просто их заменяю. Обычно количество документов уже больше не меняется.

По истечении установленного нами времени, например, пол-года или год, мы делаем следующее:

  • Берем обычные картонные папки, вырываем железки (т.к. они обычно плохо приклеены, и не выдерживают 5 лет), на их месте делаем дырки и эти железки продеваем уже снаружи ( а можно и проволоку или продеваем веревочки).
  • Просто перекладываем уже подготовленную пачку документов в те же дырочки, кладу реестр, а сверху на картонную папку наклеиваю уже давно отпечатанное название, хранившееся в торце арочного сшивателя…а можно и просто написать.
  • Этот процесс занимает ровно 5 мин. Это точно знаю, сама много лет так делаю.

Здесь важно неск. замечаний:

  • документы желательно сразу складывать в хронологическом порядке, сверху 1-е число, снизу последнее. В этом случае перекладывать можно сразу всю пачку одним движением;
  • документы желательно подготавливать с разбивкой не более 4 см;
  • папки желательно подписывать так: -сверху, -в верхнем правом углу, -и с торца;
  • веревочку можно оставлять подлиньше и даже завязать на бантик: даже если заклеить концы, то можно в случае
  • необходимости отксерить — просто ослабить (развязать) веревочку без расшивания всего дела.

Далее все переложенные, пронумерованные дела (картонные папки) мы перекладываем в картонные коробочки из-под бумаги -стоя(они немного тесновато, но входят — проверено!) и сверху прикрываем крышечкой от этой же коробочки (чтоб не пылились).

Преимущества подготовки:

  • Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время.
  • Приучает изначально складывать документы аккуратно.
  • Приложенные сверху реестры позволяют гл.бухгалтеру быстро принять-проверить документы, а сотрудникам быстро находить нужные документы внутри дела уже в течении текущего года.

Методика подготовки конфиденциальных документов для прошивки

Подготовить журналы конфиденциальных документов для прошивки и последующего переведения на режим архивного хранения.

Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р«Делопроизводство и архивное дело».

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Примерная форма заверительной надписи

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные:

  • наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов);
  • перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Обложка дел

  1. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм.
  2. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
  3. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
  4. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
  5. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

Прошивка документов

Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне:

  1. Отверстия делают симметрично по высоте листа.
  2. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).
  3. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.
  4. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.
  5. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
  6. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом.
  7. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
  8. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью

Наклейка с заверительной надписью

Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Оборудование и материально-техническое обеспечение

Шпагат банковский или нитки прошивные ЛШ-210 (при отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой). Шило Клей канцелярский, бумажная наклейка

Пошаговое руководство по прошивке от А до Я

Прошивка (шнуровка) документов:

  • Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.
  • Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по ниже приведенным причинам.

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

  1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.
  2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.
  3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.
  4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;
  5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;
  6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.
  7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;
  8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.
  9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.
  10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.
  11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.
  12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.
  13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.
  14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

(Москва) (Санкт-Петербург)

Источник: http://ruverdict.ru/dokuments/oformlenie/pravilnoe-proshivanie-ustava-i-dokumentov-nitkami.html

This article was written by admin

×
Юридическая консультация онлайн